С февраля по ноябрь в проект по модернизации государственного управления и повышению квалификации государственных служащих Кыргызстана, в котором я участвовал в качестве консультанта, были вовлечены около 700 госслужащих из 21 ведомства.
Кроме того, из числа профессорско-преподавателького состава, топ-менеджеров частных компаний и экспертов, специализирующихся в стратегическом управлении, были приглашены семь консультантов, в задачи которых входило проведение тренингов и мастер-классов по проектному управлению, системному мышлению, проектному подходу к решению проблем и задач. Я был консультантом Министерства сельского хозяйства (МСХ), Министерства транспорта и коммуникаций (МТК), а также Государственного агентства по охране окружающей среды и лесного хозяйства (ГАООСЛХ).
Путем брэйнсторминга госслужащие выделили несколько наиболее актуальных проблем, существующих во всех ведомствах, и предложили их решения в виде проектов. Для устойчивости проектов было необходимо изменить имеющуюся или подготовить совершенно новую нормативно-правовую базу в вышеуказанных ведомствах. В результате совместной работы мы подготовили проекты документов, которые будут вынесены на обсуждение в правительстве.
Среди актуальных проблем госорганов и вариантов их решения было предложено следующее:
Внутренние и внешние коммуникации
Мы, простые граждане, ждем от государственных служащих своевременных, адекватных, эффективных управленческих решений, которые влияют на нашу повседневную жизнь. К сожалению, в Кыргызстане скорость принятия управленческих решений в госорганах оставляет желать лучшего, и одной из причин тому являются нарушенные горизонтальные (отдел-отдел, сотрудник-сотрудник), вертикальные (начальник-подчиненный, центральный аппарат-регион) и внешние (ведомство-ведомство, ведомство-граждане) коммуникации.
Одним из решений было предложно введение электронного документооборота. Загвоздка в том, что сегодня у каждого министерства свой электронный документоборот. Например, МТК использует систему LanDocs, а Министерство экономического регулирования вводит программу, разработанную ГП «Инфо-система». По словам директора «Инфо-системы» Алины Шаиковой, они готовы внедрять электронный документоборот, электронное согласование документов и 1С учет кадров в рамках своего бюджета, что значительно сэкономило бы средства государства и стандартизировало бы электронный документооборот в Кыргызстане. Хотелось бы, чтобы государство воспользовалось возможностью воплотить эту идею в жизнь.
Но прежде чем переходить на электронный документооборот необходимо упорядочить хаос в бумажном.
В ходе анализа были выявлены и упразднены ненужные или дублирующиеся коммуникации для подготовки к переходу на электронный документооборот. Были введены в действие в тестовом режиме: электронный архив, электронная централизованная база данных (Интранет), электронный факс, внутренний чат, форум. Некоторые офисы будут соединены в единый виртуальный офис посредством VPN технологии, что позволит значительно экономить средства на Интернет и поездки в другой офис для согласования документов, при этом вся передаваемая информация будет защищена.
Индивидуальное планирование и отчетность сотрудников
Одна из проблем всего государства — сохранение административно-командной системы при рыночной экономике. Государство становится менее эффективным, планы все время переносятся на поздние сроки, и на них никто не обращает внимания. Они нужны только для отчетности перед руководством. Планы спускаются сверху вниз, а не наоборот. Идет «перекос» трудовой нагрузки от бездельников к более работоспособным сотрудникам. Ответственность коллективная, поскольку и планы, и отчеты у них общие на весь отдел, а то и на департамент.
В связи с этим, в одном из департаментов МСХ была разработана пилотная система индивидуального планирования и отчетности, а также соответствующие стандарты и ключевые показатели эффективности (KPI) для каждой позиции.
В результате этого проекта будут выявлены ненужные позиции, неработающие сотрудники, а также наиболее эффективные сотрудники, которых можно стимулировать на дальнейший карьерный рост.
Услуги, несущие коррупционные риски
Некоторые услуги, предлагаемые госорганами, несут коррупционные риски. Это возникает из-за концентрации функций надзора, контроля и исполнения в руках государства. Например, в МСХ — это санитарно-ветеринарные службы и лаборатории при продовольственных рынках, где справки покупаются, а продукты «на анализы» съедаются контролерами. Заработная плата сотрудников этих служб смешная – 800 сомов, но конкурс на вакантные места высокий, потому что понятно: на такой мизерный оклад идут, чтобы делать «левые» деньги.
В СССР все медицинские лаборатории были государственными, но, к счастью, в годы рыночной экономики в Кыргызстане начали появляться частные компании, предлагающие доступные, недорогие и качественные услуги. По аналогии с этим, решением проблемы коррупции в госорганах будет передача функций на аутсорсинг
Представьте, что на всех рынках будут частные ветеринарные экспресс-лаборатории, где продавцы и покупатели могут на месте сдать анализы, проверить продукты и получить справку. На сегодняшний день частных ветеринарных лабораторий в Кыргызстане нет, а между тем я разговаривал с одной из медицинских лабораторий по человеческим анализам — для них это очень перспективный сегмент.
Аналогичная ситуация и в ГАООСЛХ. Согласно положению о «Биосферной территории «Иссык-Куль», при въезде каждый водитель обязан заплатить экологический сбор в размере от 50 до 500 сомов — в зависимости от вида транспорта. Если посмотреть на ежегодную динамику сборов, то она зигзагообразно колеблется от 3 до 13 миллионов сомов. Это весьма странно, ведь она должна была или расти, или оставаться неизменной (не считая 2005 и 2010 годы), и соотносится с туристическим потоком. С мая по октябрь 2011 года нами были проведены контрольные замеры как в будние, так и выходные дни. Было выявлено, что сборы должны составлять не менее 45-50 миллионов сомов в год.
Наиболее оптимальным вариантом решения проблемы госслужащим показалась передача управления экопостами на аутсорсинг профильным организациям. Победителю тендера будет выставлен план по сбору — не менее 40 миллионов сомов в год — и будет определена комиссия по вознаграждению. Также как и в проекте МСХ здесь будут отделены функции надзора и контроля.
Программа адаптации новых сотрудников
Другая распространенная проблема госорганов — отсутствие системы адаптации новых сотрудников. Новички остаются наедине со своими трудностями, не зная внутренних процедур и регламентов. Даже если человек — хороший профильный специалист, без эффективно выстроенных и формализованных горизонтальных коммуникаций ему очень сложно адаптироваться в новой среде.
Как решение, в МТК вводится система «новичок-наставник». Когда приходит новый сотрудник, ему сразу выдается пакет внутренних регламентов, в которых прописано все: где что лежит, формализованные внутренние рабочие процессы, как и с кем связываться в случае возникновения вопросов. При этом ответственность за обучение и адаптацию новичка лежит на другом сотруднике-наставнике.
Все зависит от руководства
Проект подошел к концу: госслужащие обучены, проблемы выявлены, пути решения выработаны, проекты нормативно-правовой базы подготовлены. Теперь все зависит от руководства ведомств. В ходе проекта некоторые руководители отнеслись к инициативе с энтузиазмом и всячески поддерживали, другие отнеслись скептически, а третьи и вовсе вставляли палки в колеса. Сами сотрудники госорганов готовы к изменениям, которые нужны для всей системы государственного управления. Они научились отличать процессную и проектную работу, выявлять системные ошибки и проблемы, трансформировать их в задачи и предлагать решения. Надеюсь, нам также удалось структурировать знания у госслужащих в регионах, которые начали понимать истинное предназначение государственных служащих.
По окончанию программы есть только два варианта результатов: или государство примет предложения к сведению и изменения будут внедрены, или обученные госслужащие покинут государственную службу, поскольку тяжело работать там, где к инициативам по повышению эффективности управления относятся в лучшем случае равнодушно, в худшем случае — наказуемо.
